หลายๆครั้งเรามักจะพบเจอกับสถานการณ์ที่ลูกค้าเดินมาบอกว่า “อยากทำแดชบอร์ด เพราะว่านายอยากเห็น” โดยที่ยังไม่ได้มี Metrics ที่อยากเห็นอะไรชัดเจน ซึ่งพอโจทย์มันไม่ชัด การทำงานก็จะทำได้ยากขึ้น เพราะทำมาแล้วอาจจะไม่ได้ตอบโจทย์ที่นาย หรือลูกค้าต้องการ
จากการทำงาน Dashboard มาประมาณ 4 ปีทำให้ Davoy.tech ได้สรุปหลักการในการทำแดชบอร์ดออกมาเป็น Dashboard Canvas ตามด้านล่างนี้
สำหรับส่วนบนของ Dashboard Canvas จะเป็นการแสดงจุดประสงค์ในการทำแดชบอร์ด และสิ่งที่ผู้ใช้จะได้จากแดชบอร์ดอันนี้
เราจะเริ่มจาก Business Objective หรือ จุดประสงค์ทางธุรกิจ ที่เราต้องการใช้แดชบอร์ด เช่น อยากดูยอดขายของบริษัท อยากดูว่าสินค้าตัวไหนขายดี อยากดูว่าลูกค้าคนไหนซื้อสินค้าเยอะ ซึ่งจุดประสงค์อาจจะแตกต่างกันตามแต่ละโปรเจค หรือแม้กระทั่งอาจจะเป็นจุดประสงค์ที่ค่อนข้างชัดเจน เช่น อยากดูอัตราการลาออกของพนักงาน ก็เป็นไปได้
หลังจากนั้น เราจะต้องคิดว่า จากการทำแดชบอร์ดนี้ จะทำให้เกิด Business Insight หรือการวิเคราะห์ข้อมูลได้อย่างไร รวมถึงจะทำให้การตัดสินใจต่างๆเปลี่ยนไปได้อย่างไร เช่น อาจจะเพิ่มโบนัสให้กับพนักงานขายที่ทำยอดขายได้ถึงเป้า หรือ ยกเลิกการขายสินค้าที่มีกำไรน้อยลง หรือ สั่งสินค้าที่ขายดีเพิ่มเมื่อจำนวนสต๊อกสินค้าน้อยลง
ส่วนล่างของ Dashboard Canvas จะเป็นการไล่ Process หรือ Flow ของข้อมูลจากต้นทางจนถึงผู้ใช้
Business Process หรือ กิจกรรมทางธุรกิจจะทำให้เกิดข้อมูลต่างๆ เช่น การเปิดใบเสนอราคา การออกบิล หรือว่าการเคลมสินค้า หลายครั้งเราอาจจะมองข้ามไปโดยไม่ได้ไปศึกษากิจกรรมทางธุรกิจให้เข้าใจก่อน จะทำให้เราทำแดชบอร์ดไม่ตอบโจทย์ผู้ใช้ได้ เช่น ลูกค้าอาจจะขายเป็น Voucher ก่อนแล้วค่อยมาเปิดบิลทีหลัง และจะนับรายได้เฉพาะบิลที่เปิดเท่านั้น
ข้อมูลที่เกิดขึ้น จะถูกเก็บอยู่ใน Data Sources หรือแหล่งที่มาของข้อมูลต่างๆ เช่น ระบบ ERP ของบริษัท (Microsoft, SAP, Oracle, ฯลฯ) หรือระบบบัญชีต่างๆ (Express, Quickbook, FlowAccount, PeakAccount,ฯลฯ) หรือข้อมูลจาก Online Marketing (Facebook, Google, Lazada, Shopee, ฯลฯ) หรือระบบอื่นๆที่มี นอกจากนี้ยังอาจจะมีข้อมูลที่เป็น manual เช่น ข้อมูลที่พนักงานจดด้วยมือ หรือข้อมูลเป้าของแต่ละพนักงานขายที่กรอกใส่ Excel เฉยๆ ซึ่งบางครั้งพอเรามาไล่ดู อาจจะพบว่าข้อมูลที่อยากได้ไม่ได้มีการเก็บข้อมูลไว้ ซึ่งจะทำให้เรารู้และไปเก็บข้อมูลมาเพิ่มได้
ในบางองค์กรที่มีการทำข้อมูลมาระยะหนึ่งแล้ว ก็จะมีการใช้ Data Warehouse ในการเก็บข้อมูล รวมถึงมีการสร้าง job schedule ให้ข้อมูลจากระบบต่างๆเข้าไปยังระบบ Data Warehouse ในขณะที่บางแห่งอาจจะใช้ระบบานข้อมูล / Database หลังบ้านของ ERP เองเลยก็ได้ เช่น Microsoft Dynamics จะมีฐานข้อมูลเป็น Microsoft SQL Server อย่างไรก็ตามถ้าหากระบบเป็น manual ทั้งหมด เราอาจจะลองพิจารณาใช้ Microsoft Excel บน OneDrive สำหรับ Power BI Dashboard ก็ได้ นอกจากนี้อีกสิ่งที่ควรจะพิจารณาคือ จะให้ข้อมูลเหล่านี้อัพเดทบ่อยเพียงใด
Data Product หรือ ผลงานของการทำ Data อาจจะเป็นได้ในรูปแบบของแดชบอร์ด รวมไปถึงการสรุปข้อมูลใน Excel หรือ รายงาน PowerPoint สำหรับการเอาไปพรีเซนท์เจ้านายก็ได้ ซึ่งถ้าหากเราตัดสินใจจะเปลี่ยนรูปแบบการรายงานผลจาก PowerPoint มาเป็น Dashboard เราอาจจะต้องดูให้ดีว่าสามารถตอบโจทย์ได้ครบไหม แล้วสามารถนำมาแทนกันได้จริงๆหรือไม่ เพื่อให้ไม่ต้องทำงานซ้ำซ้อน นอกจากนี้อาจจะต้องไปดูต่อด้วยว่าสิ่งเหล่านี้จะสามารถอัพเดทข้อมูลได้โดยอัตโนมัติ เช่น Power BI หรือจะต้องมานั่งอัพเดทเอง และจะอัพเดทข้อมูลบ่อยแค่ไหน
สิ่งสุดท้ายที่สำคัญที่สุดคือ User หรือผู้ใช้งาน ซึ่งมีความสำคัญทั้งในแง่ของตำแหน่งและสายงานของผู้ใช้ เช่น CEO, การตลาด การบัญชี และลักษณะบุคลิกของผู้ใช้ เช่น ผู้ใช้บางคนชอบดูข้อมูลที่เป็นตารางแบบละเอียดๆ แต่ผู้ใช้บางคนต้องการแค่ข้อมูลสรุปทำเป็นกราฟให้ดูง่าย
ถ้าหากคุณสนใจ สามารถกรอกข้อมูลด้านล่างเพื่อให้เราติดต่อกลับ สำหรับรับคำปรึกษาฟรี! เกี่ยวกับการทำแดชบอร์ด
Photo Credits Target icons created by Freepik – Flaticon Insight icons created by Eucalyp – Flaticon Online shop icons created by Freepik – Flaticon Collection icons created by Parzival’ 1997 – Flaticon Data processing icons created by Eucalyp – Flaticon Product icons created by Freepik – Flaticon People icons created by Freepik – Flaticon
