ในบทความนี้ Davoy จะพาทุกท่านไปรู้จักว่า Management Report (รายงานการบริหาร) คืออะไร สำคัญอย่างไร ควรมีหน้าตาเป็นแบบไหน และเราจะเริ่มต้นทำอย่างไร รวมถึงจะสามารถออกแบบหน้าตา report ของเราให้มีประสิทธิภาพมากที่สุดได้อย่างไร

Management Report คืออะไร และสำคัญอย่างไร

หากให้อธิบายว่า Management Report คืออะไร จริงๆ แล้วความหมายก็ตามชื่อของ Management Report เลย คือเป็นรายงานที่เป็นการบอกรายละเอียดของผลการดำเนินหรือการบริหารขององค์กรหนึ่งๆ ซึ่งข้อมูลในรายงานนั้นถูกรวบรวมมาจากส่วนงานต่างๆ ขององค์กรเพื่อส่งมอบต่อไปให้ผู้บริหารหรือหัวหน้างานที่มีอำนาจในการบริหารจัดการองค์กรทราบต่อไป

แต่.. แบบนี้ Management Report ต่างจาก report อื่นๆ เช่น financial report (รายงานการเงิน), sale report (รายงานการขาย) หรือรายงานอื่นๆ อย่างไร?

เพราะจุดประสงค์หลัก และเป้าหมายของการทำ Management Report คือเพื่อช่วยให้ผู้บริหารเห็นอนาคตและทิศทางที่ควรจะเป็นขององค์กรได้ และสามารถตัดสินใจใดๆ ที่จะมีผลต่อการบริหารงานขององค์กรได้อย่างถูกต้องและแม่นยำมากยิ่งขึ้น ซึ่งจะนำไปสู่การช่วยให้ธุรกิจหรือองค์กรขับเคลื่อนไปข้างหน้าได้อย่างไม่หลงทางและเห็นหนทางสู่เป้าหมายได้ชัดเจนมากยิ่งขึ้น

หัวใจของการทำ Management Report

จากความแตกต่างระหว่าง Management Report และ report ประเภทอื่นๆ ดังนั้น Management Report จึงไม่ใช่เพียงการนำข้อมูลมากองๆ รวมกันไว้ในที่เดียว เพราะแม้ว่าข้อมูลนั้นมีประโยชน์ต่อธุรกิจมากขนาดไหนก็ตาม แต่ถ้าหากไม่ได้ถูกเตรียมและนำเสนอออกมาอย่างถูกต้อง ก็ไม่ต่างอะไรกับเพชรที่ยังไม่ผ่านการเจียระไน

สิ่งที่ต้องใส่ใจอยู่เสมอตลอดการทำ Management Report คือปลายทางของการทำ Report นั้นจะ “ต้องดูเพื่อให้เกิด Action (การกระทำ) ไม่ใช่การดูเพื่อ Acknowledge (รับทราบ)”

Management Report ต้องทำให้เราเห็นภาพรวมและความเป็นไปของการบริหารงานภายในองค์กร อาจจะเป็นภาพรวมของทั้งองค์กรหรืออาจจะตามแต่ละแผนกงานในองค์กร แต่ทั้งนี้ข้อมูลหรือองค์ประกอบที่ใส่อยู่ในรายงานก็ต้องลึกซึ้งกว่าการกางรายการทางการเงินออกมาเพียงอย่างเดียว หรือใส่ข้อมูลที่คนภายนอกเองก็สามารถหาดูได้จากฐานข้อมูลงบการเงิน เพราะ Management Report ที่ดีควรทำให้เราสามารถมองเห็น Insight (ข้อมูลเชิงลึก) ขององค์กรและ Trend (แนวโน้ม) เพื่อที่จะก่อให้เกิด Action เช่นการกำหนดแผนการบริหารและกลยุทธ์ที่จะกำหนดอนาคตขององค์กรต่อไปได้

Management Report ควรต้องมีอะไรบ้าง

องค์ประกอบภายใน Management Report ไม่ได้มีอะไรที่ตายตัว ขึ้นอยู่กับว่าองค์กรนั้นๆ ต้องการหาคำตอบอะไรอยู่ และไม่จำเป็นจะต้องเกี่ยวกับการเงินเท่านั้น องค์ประกอบของรายงานยังขึ้นอยู่กับหลายๆ ปัจจัย เช่นประเภทของ Management Report ว่าเป็นรายงานที่ทำขึ้นเพื่อนำเสนอการทำงานของแผนกงานใด เช่น แผนกมาร์เก็ตติ้ง แผนกบุคคล แผนกบัญชี ฯ ความถี่ของรายงาน เช่นรายวัน,รายสัปดาห์,รายเดือน,รายไตรมาศ,รายปี หรืออื่นๆ

Davoy ลองทำตัวอย่าง Management Report เพื่อให้ทุกคนเห็นภาพของ Management Report ได้ชัดเจนขึ้น

ตัวอย่าง Management Report การเงินของบริษัท Davoy Group

ตัวอย่าง Management Report การบริหารทรัพยากรบุคคล บริษัท Davoy Group

ขั้นตอนการทำ Management Report

1) กำหนดเป้าหมาย

เริ่มต้นด้วยการกำหนดว่าอยากให้รายงานนี้สื่อถึงอะไร อะไรคือเป้าหมายปลายทางที่อยากให้คนดูรู้ เราทำรายนี้ขึ้นเพื่ออะไร และเรากำลังเขียนรายงานนี้ให้ใครอ่าน (ลองสมมุติว่าถ้าเราเป็นผู้บริหารหรือคนอ่านรายงานนี้ เราอยากเห็นอะไร)

2) กำหนด KPI ให้แมชกับคนดู

ส่วนงานที่แตกต่างกัน ย่อมส่งผลให้ความต้องการแตกต่างกันไปด้วย ดังนั้น KPI ที่วัดประสิทธิภาพของแต่ละส่วนงานก็แตกต่างกันออกไปด้วย ข้อมูลที่เราเลือกใช้และต้องการดูก็จะต้องมีพื้นฐานจากสิ่งที่องค์กรกำลังวัดผลและจับตาดูอยู่

3) จัดการกับข้อมูลให้อยู่หมัด

แม้ว่าเราจะมีข้อมูลดีๆ ในมือมากสักแค่ไหน แต่ถ้าไม่สามารถนำเสนอหรือถ่ายทอดให้ผู้อื่นได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงที่สุด ก็คงไม่ต่างกับเพชรที่ขาดการเจียระไน เราจะต้องทำให้ข้อมูลที่มีค่าของเรามีค่ามากขึ้นและทำให้คนดูเข้าถึง Insight ได้มากที่สุด

4) อัพเดทและปรับปรุงอยู่เสมอ

เพราะความต้องการขององค์กรมีการเปลี่ยนไปอยู่ตลอด ปัญหาและคำตอบที่องค์กรต้องการอาจจะไม่เหมือนเดิม ดังนั้นเราจึงควรมีการปรับปรุง และประเมินผลรายงานของเราให้ตรงตามความต้องการของธุรกิจอยู่เสมอ ข้อมูลที่ตอบโจทย์ความต้องการของธุรกิจในช่วงเวลาหนึ่ง อาจจะไม่ได้สำคัญอีกต่อไปในอีกช่วงเวลาหนึ่ง

สรุป

สิ่งที่ต้องใส่ใจในการทำ Management Report เป็นอันดับหนึ่งคือข้อมูลที่อยู่ใน Report นั้นจะต้องสำคัญและมีความหมายต่อธุรกิจหรือองค์กร โดยที่ข้อมูลนั้นจะต้องสามารถขับเคลื่อนหรือนำไปสู่การลงมือปฎิบัติ เพื่อกำหนดทิศทางการบริหารขององค์กรได้ต่อไปในอนาคต

แต่สิ่งที่เราควรให้ความสำคัญต่อการทำ Management Report ไม่แพ้กันก็คือวิธีการเล่าและนำเสนอข้อมูล (Data Storytelling) นั้นออกมาอย่างไรให้ผู้อื่นเห็นประโยชน์ของข้อมูลที่เรากำลังนำเสนออย่างแท้จริง หรือเข้าใจสิ่งที่เราต้องการเล่าผ่านข้อมูลเหล่านั้นได้อย่างถ่องแท้

อ่านบทความนี้จบ ทุกท่านลองคิดดูว่าองค์กรของท่านกำลังหาคำตอบเรื่องอะไรอยู่ กำลังอยากแก้ไขหรือมีเป้าหมายใดที่อยากมุ่งไป ข้อมูลที่ทุกท่านมีในมือสามารถตอบคำถามได้ตรงใจแล้วหรือยัง พอได้ไอเดียแล้วลองจำลองภาพของรายงานในกระดาษดูก่อนก็ได้ว่าหน้าตาจะออกมาประมาณไหน ก่อนที่จะลงมือทำจริงใน BI tools เช่น PowerBI, Tableau, Google Data Studio หรืออื่นๆ ต่อไป