ปัญหาที่มักพบเมื่อทำ Dashboard พร้อมเข้าใจถึงประโยชน์และหลักการเบื้องต้น

การทำธุรกิจไม่ใช่แค่มีเงินลงทุน มีไอเดียดี ๆ แล้วจะสำเร็จออกมาเป็นรูปร่างภายในเวลาอันรวดเร็ว แต่ทุกอย่างต้องอาศัยข้อมูลเพื่อวิเคราะห์ความน่าจะเป็น วางแผน สร้างกลยุทธ์เพื่อเดินหน้าไปสู่ความสำเร็จ ด้วยเหตุนี้การทำ Dashboard จึงเป็นเรื่องสำคัญมาก

คนในแวดวงธุรกิจส่วนใหญ่จะเข้าใจกันอยู่แล้วว่า Dashboard มีหน้าที่หลักในการนำเอาข้อมูลต่าง ๆ มารวมกันแล้วนำเสนอให้กับผู้บริหารเกิดความเข้าใจมากขึ้น แล้วจะถูกวิเคราะห์เพื่อวางแผนทางธุรกิจ แต่ทั้งนี้เมื่อลงมือทำจริง ๆ ก็มักพบปัญหาได้เสมอ รวมถึงอยากแนะนำด้านประโยชน์และหลักในการทำเบื้องต้นสำหรับคนที่สนใจด้วย

ปัญหา (Challenges) ที่มักพบเมื่อทำ Dashboard

1. ไม่มีข้อมูล (DATA) ใด ๆ อยู่เลย ต้องเสียเวลาในการเก็บใหม่ทั้งหมด

อย่างที่กล่าวไปว่าการทำ Dashboard คือ การนำเอาข้อมูลที่มีอยู่แล้วมารวบรวมเพื่อนำเสนอไปยังผู้บริหาร แต่ถ้าหากตัดสินใจทำแล้วกลับไม่มีข้อมูล หรือ DATA ใด ๆ อยู่ในมือเลย เท่ากับเนื้อหาแทบเป็น 0 ต้องเสียเวลาในการเก็บข้อมูลใหม่ทั้งหมดเพื่อนำมาเรียบเรียงให้เห็นภาพง่ายขึ้นกว่าเดิม

2. ข้อมูลที่มีไม่ชัดเจน ไม่ Clean

ปัญหาต่อมาแม้บางคนจะมีข้อมูลอยู่ในมือแล้วก็ตาม ทว่าข้อมูลดังกล่าวกลับไม่ชัดเจน ไม่ Clean มีความคลุมเครือ จึงไม่สามารถนำไปใช้สรุป Dashboard เพื่อส่งต่อฝ่ายบริหารได้ สิ่งที่เกิดตามมาคือ ต้องไปเก็บข้อมูลใหม่ที่มีความ Clean มากกว่านี้ หรือนำเอาข้อมูลที่มีอยู่มาสร้างความชัดเจนให้มากขึ้นกว่าเดิม หลายๆ ครั้งเราจึงมักจะพบว่า 90% ของการทำแดชบอร์ดหมดไปกับการคลีนดาต้า

3. เห็นคนอื่นมี Dashboard ก็อยากมีแต่กลับไร้ประโยชน์

บางคนมักเข้าใจผิด เห็นเทรนด์ว่าคนอื่นก็ทำ Dashboard กันเยอะแยะ อย่างนั้นเราทำบ้างดีกว่า แต่เมื่อทำออกมาจริง ๆ ดันไม่รู้ด้วยซ้ำว่าข้อมูลดังกล่าวเอาไว้ทำอะไร นำไปต่อยอดเรื่องไหนได้บ้าง ดังนั้นหากคิดลงมือทำแดชบอร์ด ต้องคิดไปอีกก้าวถึงผลลัพธ์ที่จะนำไปใช้ด้วย

4. มีข้อมูล (DATA) อยู่หลายระบบมากเกินไป

อีกปัญหาที่คนทำแดชบอร์ดมักพบเจอได้บ่อยมาก นั่นคือ ข้อมูลที่จะรวบรวมมันกระจายอยู่ในหลายระบบมากเกินไป เช่น Express, SQL, GA, Facebook ฯลฯ หากทำ Dashboard จะสามารถรวมเอา DATA จากหลายแหล่งเข้ามาไว้ด้วยกันได้ อย่างไรก็ตามจะต้องมีเครื่องมือ หรือ “สะพาน” ที่จะนำเอาข้อมูลทุกแหล่งมาผสานเชื่อมโยงกันให้จงได้ อาจใช้เป็นโปรแกรม Excel แล้วเลือกฟังก์ชัน VLookup ก็ไม่มีปัญหา

5. Scope งานไม่ชัดเจน ไม่รู้วัตถุประสงค์ของการทำแน่นอน

ปัญหาสุดท้ายที่มักพบได้บ่อยมากนั่นคือ ไม่รู้ Scope ขอบเขตที่ชัดเจนว่าจัดทำขึ้นมาเพื่ออะไร จุดประสงค์ไหน ส่งผลให้ข้อมูลที่เกิดขึ้นไม่สามารถนำไปต่อยอดอื่น ๆ อย่างที่ผู้บริหารคาดหวัง ต้องอาศัยการย้อนกลับไปอ่านวัตถุประสงค์ใหม่อีกครั้ง เพื่อให้เห็นถึง Scope และจัดทำอย่างแม่นยำ

ประโยชน์ที่ได้รับจากการทำ Dashboard

เมื่อเห็นถึงปัญหาที่มักพบเจอได้บ่อยมากเวลาลงมือทำ Dashboard แล้ว คราวนี้ลองมาศึกษาถึงประโยชน์ที่ธุรกิจจะได้รับหากทำสำเร็จเป็นไปตามแผนที่วางเอาไว้ มีด้านไหนบ้าง

1. เห็นยอดขายของธุรกิจ

ไม่ว่าธุรกิจใดย่อมต้องการผลกำไรเป็นปกติอยู่แล้ว การทำ Dashboard ที่มีข้อมูลแม่นยำจะช่วยให้มองเห็นยอดขายของธุรกิจเลยว่าเป็นอย่างไรบ้าง สินค้าตัวไหนมียอดขายสูง เดือนไหนยอดขายดีที่สุด ช่วงไหนยอดขายไม่ได้ตามเป้า แม้กระทั่งการแยกพนักงานขายแล้วดูสถิติยอดขายของพวกเขาก็ทำได้เช่นกัน ตรงนี้จะช่วยให้เกิดการวางแผนเพื่อเพิ่มยอดขายในอนาคต รวมถึงยังมองเห็นว่าพนักงานขายทำงานเป็นอย่างไรด้วย

2. เห็นผลกำไร / ขาดทุน และต้นทุนชัดเจนขึ้น

เมื่อรวบรวมข้อมูลเป็น Dashboard จะช่วยให้ผู้บริหารมองเห็นถึงผลกำไร / ขาดทุนของธุรกิจได้ชัดเจนขึ้น เห็นถึงต้นทุนที่ต้องใช้ ส่วนไหนสำคัญ ไม่สำคัญ ตรงนี้มีผลอย่างมากต่อการลดต้นทุนธุรกิจ ช่วยเพิ่มผลกำไรให้มากขึ้นกว่าเดิม

3. สามารถดู KPI ของพนักงานแต่ละคนได้

คะแนน KPI หรือ คะแนนประเมินศักยภาพการทำงานของพนักงานเพื่อคัดสรรคนที่ทำงานได้อย่างเหมาะสม จะช่วยให้ธุรกิจมีทีมงานคุณภาพ เดินหน้าสู่เป้าหมายที่วางเอาไว้ได้ชัดเจน ดังนั้นเมื่อมีการรวบรวมข้อมูลของพนักงานแต่ละคนว่าทำหน้าที่ของตนเองเป็นอย่างไร จะช่วยในเรื่องการประเมิน KPI และมองเห็นคนที่มีศักยภาพในการทำงานร่วมกัน

หลักในการทำ Dashboard

มาถึงหลักเบื้องต้นในการทำ Dashboard สำหรับคนที่ต้องการนำเอาข้อมูลต่าง ๆ มาสร้างเป็นภาพรวมให้ผู้บริหารได้เห็นชัดเจนไม่ยากอย่างที่คิด และยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพทางธุรกิจในอนาคตด้วย

1. มีตัวเลขผลรวมเพื่อให้เห็นภาพชัดเจน

เริ่มต้นจากการสรุป Total ตัวเลขใหญ่ ๆ เพื่อให้มองเห็นภาพรวมได้ง่ายขึ้น เช่น ตัวเลขยอดขายในแต่ละเดือน, ตัวเลขผลกำไร / ขาดทุน

2. มีการระบุข้อมูลความหมายของตัวเลขว่าดีหรือไม่

เมื่อมีตัวเลขแล้วต้องตั้งค่าเพื่อกำหนดความหมายนั้นให้ชัดเจนว่าตัวเลขดังกล่าวอยู่ในเชิงบวกหรือลบ เช่น การเปรียบเทียบยอดขายปีก่อนหน้า, เทียบผลกำไรของเดือนที่ผ่านมา, การกำหนดเป้าหมายของจำนวนลูกค้าที่ควรมีในแต่ละเดือน เมื่อบอกความหมายตัวเลขนั้นได้จะช่วยสร้างเป้าหมายและแนวทางการบริหาร การทำงานให้ชัดเจนขึ้น

3. มีรายละเอียดเพื่อเจาะลึกด้านการทำงาน (Drill Down)

ต้องมีการระบุรายละเอียดที่เจาะลึกลงไปเพื่อจะได้รู้ถึงข้อมูลชัดเจนพร้อมแนวทางที่เหมาะสมในการทำงานให้เป็นไปตามเป้าหมายที่คาดหวังเอาไว้

4. นำเอาไปใช้งานได้จริง

ท้ายที่สุดเมื่อผลสรุปของการทำ Dashboard ออกมาแล้วต้องนำไปปรับใช้กับธุรกิจได้จริง จึงจะบ่งบอกได้ว่าการทำข้อมูลดังกล่าวประสบความสำเร็จ และช่วยพัฒนาธุรกิจให้เติบโตอย่างที่ควรเป็น

ขณะที่เครื่องมือสำคัญเพื่อใช้ทำแดชบอร์ดสามารถเลือกได้ไม่ว่าจะเป็น Google Data Studio, Power BI,  Tableau ลองพิจารณาดูว่าถนัดแบบไหนมากที่สุด แล้วสร้าง Dashboard ให้ออกมาอย่างเหมาะสม ตอบโจทย์ธุรกิจเพื่อการพัฒนาอย่างยั่งยืน